保険代理店業を営む有限会社セントラルオフィス。業務の合理化・効率化を実現するため、「保険代理店向け顧客管理システム」を導入した。業務をシステム化した理由と効果などについて、鳥居社長に詳しく伺った。

代理店業をシステム化したのは業務の合理化・効率化を行うため

― システム化する前のことをお聞かせください。システム化に至った理由は何ですか？

書類の管理に困っていたのが一番の理由です。創業して4年分ともなると膨大な量です。しかも一貫性がないため、該当の書類がすぐに出てきません。
お客様から問い合わせがあった際は、1～2時間かけて書類を取り出していました。しかし、問い合わせには迅速に対応しなければなりません。
そのため、システム化する前は、問い合わせにできるだけ早く応えられるよう、定期的にファイルの整理をしていました。

保険代理店は合理化を行わなければなりません。また、様々な問題を効率よく処理しなければなりません。
そのため、業務のシステム化を目指すことにしました。

保険代理店向け顧客管理システムを現状分析に活用

― 保険代理店向け顧客管理システムをどのように活用していますか？

新商品が発売されたとき、世帯別の家族構成や契約状況を見て、紹介するのにふさわしいお客様を探します。
社員の成績が振るわない場合は、成績表で前年比較してアドバイスをしています。

契約更改書類の作成には、満期一覧(※1)を使用しています。
また、次の提案作成のために、カラ満一覧(※2)を活用しています。

顧客満足度の向上と社員の成績アップという導入効果を実現

― システムの導入効果をお聞かせください。

大きくは2つあります。

1つ目は、顧客満足度の向上につながったという点です。システム化することで、今までの書類が全てデジタル化されました。
これらのデータは、システムで全て検索することができます。これまで1～2時間かかって取り出していた書類も、今では一瞬で見つけることができます。
そのため、お客様からの問い合わせに対して、瞬時にお応えできるようになりました。

2つ目は、社員の成績アップに役立ったという点です。このシステムでは、社員の成績管理をすることもできます。
成績管理の画面や帳票では、担当者が日々何を行い、何を目標にしているのかが一目で判断できます。
私自身が社員に対してアドバイスしやすくなりました。そのため、成績が上がるだけでなく、コミュニケーションの活性化にもつながっています。

システムの高い機能性でペーパーレスにもつながった

― 保険代理店向け顧客管理システムの良い点をお聞かせください。

システム化で苦労したのは、契約保険の手数料を確認する作業

― システム化で苦労したところがあればお聞かせください。

初めてのシステム化なので、最初はとまどう部分がありました。しかし、そこは慣れと経験でカバーできます。

一番苦労したのは、これまでの契約保険の手数料を確認する作業です。契約情報は保険会社のシステムより移行できました。
しかし、過去の契約で料率が微妙に異なるところがあり、その見直しと訂正に時間が掛かりました。

保険代理店向け顧客管理システムは、現場で活きる本物のシステム

― 保険代理店向け顧客管理システムはどんな代理店に向いていると思いますか？

要望を細かいところまで見てくれたため、良いシステムになった

― 光システムへの評価をお願いします。

我々の要望を満たしていただいたことに感謝しています。
打ち合わせを重ねるごとに、要望が発展していったため、迷惑をかけているのではと心配になりました。
でも、きっちり受け止めていただいたため、良いシステムになりました。

光システムの豊富な業務知識は、他の様々な業種にも役に立つ

― 光システムへの今後の期待をお聞かせください。

光システムさんは業務知識が豊富なため、今後の発展において様々な業種の人に役立つと思います。

弊社のシステムはまだまだ発展形です。今後もお客様のニーズに応じた機能を追加して、
より良い提案ができるシステムにしていきたいと考えています。

光システムさんには、今後も高い技術力とノウハウでご協力いただきたいと思っています。
今後ともよろしくお願いします。

セントラルオフィスは、お客様の家庭を丸ごとサポートしていく街の電気屋さんになります

― 最後に、今後の目標やビジョンについてお聞かせください。

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